Делегирование оплат сотрудникам

В последнее время так получилось, что я начал оплачивать сотрудникам их работу каждый день. Когда я сделал это 6 раз за день я понял, что надо это дело делегировать.

Сомнения и возможные проблемы:

• Доверия к новому ассистенту мало. В банк пускать нельзя.
• Надо сделать так, чтобы я не стал узким горлышком этой проблемы. Чтобы через меня не гонялись просьбы об оплате.
• Надо чтобы было удобно сотрудникам. Чтобы не надо было как-то выкручиваться, чтобы запросить оплату.
• Отстутствие возможности проверить, а точно ли было оплачено? А вдруг куда-то деньги слились?
• Как хранить чеки, чтобы удобно было потом найти и сопоставить оплату и работу?

Требования к схеме

• Сотрудникам удобно добавлять заявку
• Сохраняются чеки
• Можно описать выполненную работу
• Прозрачность. Можно увидеть когда и за что было заплачено
• Конфиденциальность. Важно, чтобы сотрудники видели только свои заявки

Инструмент

Я решил использовать уже имеющийся инструмент — Yougile. Это что-то вроде Трелло.

Там можно настроить видимость так, чтобы каждый сотрудник видел только один столбец.

Я создал доску со всеми сотрудниками.

Настрока ролей

Далее настроил роли в доске так, чтобы менеджер видел все столбцы, а сотрудники видели только столбец со своим именем.

Сотрудник не видит столбцов, кроме своего. Он не может влиять на саму колонку. Но может создавать задачи внутри колонки, перемещать и удалять их.

И такую роль я создал под каждого сотрудника.

Выключаем все возможности в доске, а потом в конкретной колонке даём права создавать задачи.

Добавление заявки

Сотрудник при выполнении какой-то задачи будет заходить на доску и писать какую задачи он сделал и сколько я должен ему.

Либо стоимость задачи уже мне известна и я её одобрил заранее, либо у нас с сотрудником такая система оплаты: он пишет — я оплачиваю

Делегирование оплаты

Зарегистрировал аккаунт в Юмани. Дал доступ менеджеру. Записал для неё видеоинструкцию о том, как оплачивать.

Я буду отправлять туда например 30 000₽. Этого должно хватить на какое-то время. Потом когда закончится, ассистент скажет мне, я добавлю туда снова.

Единственное, что мне не нравится, это по 100−200₽ комиссии за каждый перевод. Но для меня время стоит больше этих комиссий. Может потом смогу как-то решить. Если у вас есть идеи, буду рад выслушать!

В банк я дал доступ только для создания счетов. Оплату пока никому не доверяю, потому что там не только мои деньги.

Менеджер будет заходить каждый день на доску и проверять, есть ли новые заявки. Если есть, идет оплачивать и потом прикрепляет чек в чат задачи и ставит галочку, пометив задачу как выполненную.

Выполнение изначальных требований

• Сотрудникам удобно добавлять заявку. Один клик, ввести работу и стоимость, все.
• Сохраняются чеки. Менеджер прикладывает чек конкретно к задаче.
• Можно описать выполненную работу. Задача = чат. Можно прикладывать ссылки, картинки, видео и архивы.
• Прозрачность. Можно увидеть когда и за что было заплачено. По каждому сотруднику видно список работ, стоимость и чеки. Все изменения записываются в логи сервиса.
• Конфиденциальность. Видят только свой столбец и свои задачи.

Update

Первая проблема

Все сервисы оплаты требуют подтверждение по смс. В итоге я сижу жду 10 смс с паузой в 5 минут.